为办理目前各奇迹单位档案管理职员不敷但是档案数量持续增加二者之间的抵牾，就须要基于目前快速发展的信息化技能加强档案的信息化培植，通过构建聪慧档案室的办法，充分发挥电子卷宗的高效率优点，提升档案管理中的“收、管、用、存”的能力。
对付纸质档案来说，为了实现对档案的智能化安全保管:
一是做到档案的智能化出入库。针对须要入库的新建档案，须要对其种别、年度以及密级等信息进行编目，并经由终端管理器写入RFID标签，然后在中央数据库中保存，便于系统其他模块可以调用。二是实现档案的智能化查询。在须要查询所需档案资料时，通过查询管理子系统对档案编目号进行查阅，然后由系统下达此编目号档案的出库指令，由自动识别模块根据指令哀求来确定其储位编号。
三是实现档案库房的智能化盘点。在此信息管理模块中的查询子系统发出盘点指令之后，RFID阅读器就会对档案信息和对应的储位信息进行网络，然后上报到中央数据库进行核对，针对个中非常的信息提醒管理职员通过手持式阅读器进行人工现场核对事情，将核对之后的信息重新输入系统中。
从安全方面考虑，通过RFID门禁系统可以不用打仗就能扫描RFID标签中的信息，因此可以运用此门禁系统来实时监测档案资料的出入库情形，并将记录上述情形的录像进行保存。通过一体化聪慧平台实现同步传输信息，自动监管，实时警报，达成安全性的掩护哀求。
环控方面，在智能库房中通过温湿度传感器可以实时智能化检测库房环境状况，联动空调和除湿设备等对库房环境的温湿度进行智能化调节。
基于以上内容，结合目前聪慧档案室的培植现状，针对实践案例下聪慧档案室培植和运用中表现出的问题，须要构建实用、高效和前辈的档案管理系统，实现全流程多元化管理，而且要构建“三位一体”智能信息管理平台，从而培植出聪慧、高效、安全的档案室。
